A verdadeira magia da importação de faturas não é ler o documento — é saber que a linha « MRB LT CRU » do seu fornecedor é o seu Morbier, aquele cuja etiqueta já está na prateleira. Esta associação automática baseia-se nos códigos que cada produto transporta. Veja como funciona e por que se torna mais fiável a cada importação.

Onde estão os códigos dos seus produtos?

Cada produto pode ter dois identificadores, visíveis na sua ficha:

• o código de barras (EAN/GTIN) — o identificador global do produto, o mesmo em todos os fornecedores;
• a referência do fornecedor — o código interno do seu fornecedor (MJ-101, FE-303…), que só é válido para ele.

Não precisa de introduzir nada: a importação do catálogo preenche automaticamente estes códigos quando o seu ficheiro contém uma coluna Gencod, EAN ou Referência.

Como é que uma fatura encontra os seus produtos?

Em cada linha da fatura, o PrixParfait procura o produto correspondente por esta ordem — do mais seguro ao mais prudente:

1. o código de barras — identificador global, sempre vence;
2. a referência do fornecedor — o código que este fornecedor atribui ao produto;
3. a designação conhecida — a dos seus ficheiros anteriores, conservada mesmo quando o nome foi padronizado;
4. a semelhança, limitada aos produtos deste fornecedor — nunca um palpite arriscado.

Quando tudo está associado, o ecrã de verificação diz-lho numa linha:

É por isso que « padronizar os nomes » não estraga nada: a designação original de cada produto é conservada como âncora de associação, independentemente do nome apresentado na prateleira.

E quando nada corresponde?

A linha é proposta para criação, nunca criada em silêncio: aparece na secção « A decidir » com um selo + Novo, o seu primeiro preço conhecido e a categoria sugerida.

Se souber que este produto já existe na sua lista com outro nome, desmarque a linha e faça a correção com calma — na próxima importação, a designação será conhecida e a associação será automática.

Para que serve a rede de IVA das faturas eletrónicas?

As faturas Factur-X indicam a taxa de IVA linha por linha. O PrixParfait compara-a com a taxa que você aplica e sinaliza qualquer discrepância — sem nunca bloquear nada:

Desdobre a linha: a discrepância é explicada de forma clara, e um clique em « Aplicar 20 % a este produto » define a taxa da fatura no produto — apenas nele, nunca em toda a categoria.

Um IVA de compra que muda é um preço com IVA e uma margem que se alteram: é melhor detetar isso no ecrã de importação do que num controlo.

Dica: se a exportação do seu fornecedor incluir uma coluna Gencod ou EAN, guarde-a cuidadosamente nos seus ficheiros — é ela que torna todas as suas importações seguintes automáticas, mesmo que as designações mudem.

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Quer ver como fica com os seus produtos? O PrixParfait pode ser testado gratuitamente durante 14 dias, sem cartão de crédito — a importação IA está incluída desde o primeiro dia. Crie a sua conta e carregue o seu ficheiro: o seu catálogo toma forma em poucos minutos.

Para ler a seguir: Importar uma fatura de fornecedor · Verificar e organizar a sua importação · O histórico de preços